Základné princípy zlepšovania biznis procesu sú dôvodnosť, plánovanie, cielenosť, postupnosť, nepretržitosť a cyklickosť. Zlepšovanie procesov by malo prebiehať postupne, nepretržite a cyklicky. Organizácia musí mať dôvod na zmenu biznis procesov. Zmeny biznis procesov musia byť cielené a plánované. 

Postupnosť

Nemeňte všetky procesy naraz. Počítajte s tým, že proces budete upravovať opakovane, pretože nebudete spokojný s výsledkom prvého pokusu. Postupujte iteratívne. Vyberte si nenáročné zmeny, od ktorých očakávate merateľné prínosy. Napríklad skúste zjednodušiť daný proces vynechaním jednej aktivity. Upravte vzor procesu a implementujte ho. Nevzdajte sa ak sa úspech nedostaví na prvý raz. Nesnažte sa o dokonalosť. Buďte trpezlivý a majte na pamäti, že veľké veci sa dosahujú postupne.

Nepretržitosť

Nie každá implementácia zmeny biznis procesu prináša pozitívny výsledok na prvý pokus. Nepodľahnite túžbe vzdať sa. Náklady vynaložené nie sú stratené, možno ste nedosiahli očakávaný výsledok, ale určite ste zvýšili znalosť o danom biznis procese. Napríklad zjednodušením biznis procesu ste zistili, že je veľmi podobný inému pred tým zdanlivo odlišnému procesu. Túto znalosť môžete zužitkovať pri plánovaní ďalšej zmeny. Nepretržitosť znamená, že napriek ojedinelým neúspechom je snaha zlepšovať procesy trvalým a prínosným procesom.

Dôvodnosť

Organizácia nemení žiadne svoje procesy bezdôvodne. Ako teda nájsť procesy ktoré zlepšovať? Sú to tie, ktoré svojimi výstupmi spôsobujú problémy, ktoré sú zreteľné a určite ich veľmi dobre poznáte ale sú to tiež problémy, ktoré sú skryté v hlavách ľudí väčšinou niekde na konci celého procesu. Počúvajte preto tieto hlasy a vážte si tých, ktorí na problémy upozorňujú.

To, že nachádzate problémy na konci reťazca neznamená, že tam vznikajú, ale to, že sa tam prejavujú ich dôsledky. Príčina problému je schovaná vo vnútri procesu. Problém je nekvalitne dodaný tovar, ktorého príčinou sú dodané nekvalitné suroviny. Problém je zvyšovanie nákladov, ktorého príčinou je plytvanie pri nákupe a podobne.

Cyklickosť

Dokiaľ sa vyskytujú nové problémy, máte rezervy pre zlepšenie vašich procesov. Odporúčam vám preto implementovať proces zlepšovania procesov. Často používaným modelom zlepšovania procesov je Demingov cyklus PDCA (Plan, Do,Check, Act). Zmeny biznis procesu najprv plánujte (PLAN). Určite výkonový indikátor, ktorým budete merať zlepšenie procesu. Môže to byť čas, náklady, počet, alebo nejaká iná merateľná veličina. Zmenu implementujte (DO) a sledujte ho prostredníctvom stanoveného indikátora (CHECK). Rozdiely medzi plánom a skutočnosťou analyzujte a prijmite príslušné opatrenia na odstránenie rozdielov (ACT).

Cielenosť

Ešte predtým ako skočíte do zlepšovania procesov, počkajte a zamyslite sa nad očakávaným prínosom respektíve stanovte si reálny cieľ. Ciele môžu byť rôzne. Zníženie nákladov, zrýchlenie priebehu, zníženie chybovosti, zvýšenie kvality. Dôležité je, aby cieľ bol merateľný, aby ste po implementovaní zmien dokázali vyhodnotiť či došlo k zlepšeniu alebo nie. Odporúčam nepúšťať sa do veľkých „boom“ zmien, pretože sa môžete zaseknúť, predovšetkým ak nemáte dostatočné skúsenosti. Vyberajte menšie sústa a užívajte malé víťazstvá. Napríklad vypustite s procesu istú nákladnú kontrolnú činnosť a merajte ako sa zmena prejaví na výstupe procesu.

Plánovanie

Každé zlepšenie procesu vnímajte ako projekt a tak k nemu aj pristupujte. Veľa snáh o zlepšenie procesov stroskotá na tom, že na zlepšovanie nie je alokovaný dostatočný počet zdrojov. V projekte potrebujete špecialistov na oblasti ktorých sa proces dotýka. Zaangažovaný musí byť tiež manažment. Hlavným nepriateľom zlepšovania procesov je príliš malé zapojenie manažmentu. Využite externé znalosti, existujúce metodiky, osvedčené postupy. Zapojte do týmu externých odborníkov. Získate tak znalosti, ktoré vám pomôžu vyvarovať sa chybným krokom ako je napríklad nesprávne vytipovaný proces na zmenu.

Údolie zmaru je miesto kde končia všetky neúspešné pokusy o zlepšenie procesov. Viete, ktoré porušenie princípu dovedie snahu o zlepšenie procesu do údolia zmaru?

Peter Kacvinský

Logica Slovakia, s.r.o.